จัดทำทะเบียน Asset ให้ข้อมูลครบและค้นหาได้ง่าย

ทะเบียน Asset เป็นแหล่งข้อมูลกลางที่ตอบได้ว่าสินทรัพย์มีอะไร อยู่ที่ไหน ใครถือครอง และมีสถานะอย่างไร หากข้อมูลตั้งต้นไม่เป็นมาตรฐาน การตรวจนับ วางแผนงบประมาณ และติดตามประวัติซ่อมจะทำได้ยาก

ข้อมูลสำคัญที่ควรเก็บ

• รหัส Asset ชื่อ ประเภท ยี่ห้อ รุ่น และ Serial Number
• สถานที่ตั้ง แผนก ผู้ดูแล และผู้ถือครองปัจจุบัน
• วันที่ซื้อ ราคา ผู้ขาย เลขที่เอกสาร และศูนย์ต้นทุน
• วันเริ่มและสิ้นสุดประกัน สัญญาบริการ และข้อมูลคู่ค้า
• สถานะ เช่น พร้อมใช้ ถูกยืม ส่งซ่อม สำรอง หรือจำหน่าย
• ประวัติการย้าย การยืมคืน การซ่อม และค่าใช้จ่ายสะสม

ตั้งรหัสให้สั้นและไม่เปลี่ยนตามสถานที่

รหัส Asset ควรเป็นรหัสเฉพาะที่ไม่ซ้ำและคงอยู่ตลอดอายุสินทรัพย์ ไม่ควรใส่ชื่อผู้ใช้หรือสถานที่ลงในรหัส เพราะข้อมูลเหล่านี้เปลี่ยนได้ ควรเก็บเป็นฟิลด์แยกเพื่อค้นหาและออกรายงาน

ติด QR Code เพื่อเข้าถึงข้อมูลหน้างาน

ป้าย QR Code ช่วยให้พนักงานสแกนเพื่อดูรายละเอียดหรือเปิดงานในโปรแกรมแจ้งซ่อมสำหรับ Asset ชิ้นนั้นได้ทันที ลดการกรอกรหัสผิด และทำให้ช่างเห็นตำแหน่ง ประกัน และประวัติการซ่อมก่อนเริ่มงาน

รักษาคุณภาพข้อมูลอย่างต่อเนื่อง

กำหนดผู้รับผิดชอบข้อมูลแต่ละกลุ่ม บังคับกรอกเฉพาะฟิลด์ที่จำเป็น และตรวจรายการซ้ำก่อนนำเข้า จากนั้นสุ่มตรวจข้อมูลกับสินทรัพย์จริงและกระทบยอดเป็นรอบ เพื่อให้ทะเบียนพร้อมใช้ตัดสินใจเสมอ